Comunicação de inventários

REGRAS PARA A COMUNICAÇÃO DE INVENTÁRIO EM 2024: COMO E ATÉ QUANDO?

A comunicação de inventários, relativa ao ano civil de 2023, deve ser realizada até ao próximo dia 31 de janeiro de 2024 por transmissão eletrónica de dados ou via ficheiro no formato XML ou CSV. No entanto, a valorização dos inventários foi novamente adiada para 2025, ou seja, só para o ano é que as empresas que não estejam obrigadas a inventário permanente (contabilização em tempo real), mas que o façam apenas de forma periódica, em regra a 31 de dezembro, deverão incluir na comunicação do inventário a sua valorização no último dia do período de tributação de 1 de janeiro de 2024 a 31 de dezembro de 2024.

A Comunicação de Inventários à AT – Autoridade Tributária – é obrigatória. Esta obrigação de comunicação de inventários ao fisco abrange pessoas singulares ou coletivas que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português, que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário.

A elaboração do inventário é uma tarefa que todas as empresas que produzem ou vendem produtos sempre fizeram, quer para saberem as quantidades de matéria-prima disponíveis para produzir, quer para saberem quais as quantidades disponíveis para venda, quer para valorizarem as existências em armazém no final do período económico.

A comunicação de inventários junto da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) é obrigatória para todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, independentemente do volume de negócios, exceto os abrangidos pelo regime simplificado.
Assim, são obrigadas à comunicação do inventário as entidades que reúnam cumulativamente as seguintes condições:

• Tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português;
• Disponham de contabilidade organizada;
• Não estejam enquadradas no regime simplificado de IRC.

Na eventualidade de uma empresa que cumpra estes requisitos não ter inventário a declarar no final do período tributário, não fica isenta da obrigatoriedade, devendo comunicar à AT no portal e-Fatura a não existência de inventário.

Os únicos sujeitos passivos dispensados da comunicação do inventário são os abrangidos pelo regime simplificado de tributação no ano a que o inventário se reporta, independentemente do volume de faturação.

A obrigação de comunicação de inventários à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) foi adicionada ao Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24/08, que instituiu a obrigatoriedade de comunicação dos elementos das faturas, tendo entrado em vigor em 2015, relativamente ao exercício de 2014.

A comunicação de inventários da a conhecer à AT os produtos que cada empresa dispõe em armazém no último dia do período de tributação – no caso das empresas cujo período de tributação coincide com o ano civil, as existências a 31 de dezembro. A comunicação deve ser feita através de um ficheiro com uma estrutura definida pela AT e submetido no portal e-Fatura.

Os inventários apurados a 31 de dezembro de cada ano devem ser comunicados por via eletrónica à AT até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte. No caso dos contribuintes cujo período de tributação difere do ano civil, esta comunicação deve ser efetuada até ao último dia do mês seguinte à data do fim desse período.

A comunicação do inventárioo deve ser efetuada no portal e-Fatura. Após a entrada no e-Fatura, para comunicar o inventário, deverão ser seguidos os seguintes passos:

1. Clicar na secção “Inventários”, abrir a secção de “Faturas” do perfil de “Comerciante”;
2. Na secção “Comunicação de Ficheiros de Inventário”, clicar em “Enviar Ficheiro Inventário”;
3. Na página seguinte, o número de contribuinte já estará preenchido, devendo ser indicado o ano a que corresponde o inventário a submeter, bem como o último dia do período tributário (para a generalidade, 31 de dezembro);
4. Caso não haja inventário a comunicar, clicar em “Não possuo existências” e, de seguida, em “Submeter”;
5. Havendo inventário no final do ano, deverá ser submetido o ficheiro (ou os ficheiros, se forem vários), clicando no botão “Adicionar”;
6. Por fim, selecionar o(s) ficheiro(s) na pasta local do computador, “Validar” para verificar que não há erros e “Submeter”.

Para a comunicação do inventário, o ficheiro a ser submetido, deve ser num de dois formatos: XML, quando é exportado de um software de faturação com gestão de inventários, ou CSV, quando é feito manualmente numa folha de cálculo.
Além disso, as próprias características do ficheiro têm de cumprir os requisitos impostos na Portaria n.º 2/2015, de 6 de janeiro, com as alterações que lhe forma introduzidas pela Portaria nº 126/2019 de 2 de maiodevendo conter uma tabela de inventário que identifique, quantifique e valorize cada item, tendo a primeira linha a seguinte estrutura:

1. A primeira coluna designada como Tipo de Produto (ProductCategory) cujas linhas devem ser preenchidas com uma letra:
• M para mercadorias;
• P para matérias-primas, subsidiárias e de consumo;
• A para produtos acabados e intermédios;
• S para subprodutos, desperdícios e refugos;
• T para produtos e trabalhos em curso.
2. A segunda coluna designada como Identificador do Produto (ProductCode), que identifica o código único do produto. As linhas devem conter o mesmo código utilizado no ficheiro SAF-T (PT) da faturação ou, no caso de produtos não transacionáveis, deve ser garantido um código único por produto;
3. A terceira coluna designada como Descrição do Produto (ProductDescription) e as suas linhas preenchidas com a descrição normal do produto;
4. A quarta coluna designada como Código do Produto (ProductNumberCode), cujas linhas devem ser preenchidas com o código de barras (EAN) do respetivo produto ou, caso não exista, com o mesmo código do campo Identificador do Produto;
5. A quinta coluna designada como Quantidade (ClosingStockQuantity), e nas linhas deve ser informada a quantidade de existência final por produto relativa ao período a que reporta;
6. A sexta coluna designada como Unidade de Medida (UnitOfMeasure) e as linhas devem referir à unidade de medida correspondente ao produto (por exemplo, KG, M, Unidades).
7. Finalmente, a sétima linha designada como Valor do inventário (ClosingStockValue), cujas linhas deverão conter o valor total da existência final do período, relativo à quantidade indicada.